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会议纪要怎么写呢 如何写好会议纪要

时间:2023-10-20 16:12

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作者:admin

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导读:我们都知道会议纪要与会议记录不同。 但我在线下辅导学员的时候,发现大家对会议纪要的处理,仅仅是把会议记录从记录纸上,录入到电脑中,改个标题、格式就完事了。这样处理显...

我们都知道会议纪要与会议记录不同。

但我在线下辅导学员的时候,发现大家对会议纪要的处理,仅仅是把会议记录从记录纸上,录入到电脑中,改个标题、格式就完事了。这样处理显然是不够的。

正确的做法是十六个字:提取关键、合并同类、链接逻辑、润色文字。

会议纪要怎么写呢 如何写好会议纪要

所谓提取关键,就是把会议记录中的一段文字的关键点提取出来,而一些与会议无关的内容或者开会发言人员的口头语要剔除。

所谓合并同类,就是把具有相同意思表述的内容进行合并,不必重复纪要。

所谓链接逻辑,就是我们需要按照正常的逻辑重新进行整理。

开会时,尤其是讨论得比较激烈时,与会人员往往不会按照会议的流程、要求或者是发言稿进行,而是你一言我一语地展开讨论。逻辑上肯定会有前后矛盾、因果颠倒的情况发生。

所谓润色文字,就是把原先的口语变成书面文字。

开会发言时肯定是用的口头语,而我们在会议记录时也往往是原封不动地记录下来。但是会议纪要作为法定公文、正式文件下发,在文字上需要进行必要润色

正确的做法是十六个字,而错误的做法也有十六个字,分别是:断章取义、主观臆测、以偏概全、自作主张。

所谓断章取义,就是没有纪要完全,概括了会议发言人员部分的意思。

所谓主观臆测,就是你根据发言人的表面语义,去过度揣摩发言人的意图,认为他应该是这样意思。

所谓以偏概全,就是你用部分人的发言来涵盖了会议的全部的内容。

所谓自作主张,就更为严重了——会议发言人压根就没有这个意思的表示,当你直接写进了会议纪要。

以上这四种情况,咱们一定要避免。否则就有可能闹笑话,甚至是出事故。

我们来举个例子:

四位领导在开会,讨论销售人员的相关问题,于是有了以下发言:

张总:诶,那各位领导,据我这段时间的观察,销售人员工作积极性不太高嘛,做事情拖拖拉拉的。

李总:是的,张总,好几个团队的人员做事情都懒懒散散的。另外,销售人员都一股脑反映说这个绩效奖金的区分度不大。

王总:老李啊,我看了一下数据,最近销售人员的任务达标率一直往下走。

郑总:总体来说,我觉得是咱们针对销售人员的绩效考核过于细了,让员工们难以抓住重点导致的。

张总:是的。

李总:没错,我也这么认为。

王总:对、对、对、对,问题在这。

我们用咱们刚才提到的十六个字来进行总结、概括:

第一,提取关键。

四位领导发言的主旨分别是:销售人员工作积极性不够、绩效奖金区分度不大、任务达标率走低、绩效考核过于细碎,难以抓住重点。

第二,合并同类。

比如张总、李总都提到了销售员工积极性不够高,做事拖拉、懒散,那么这块意思的表述可以合并。

第三,链接逻辑。

不难发现,如果综合四位领导的意思,这个事件的逻辑应该是:绩效考核过于细碎导致,难以抓住重点,导致奖金区分度不大,进而让大家工作积极性不够,使得任务完成率下降。

第四,文字润色。

在原来的会议记录中,充斥着大量口语,比如:“诶”、“那”、“嘛”、 “老李”、“一股脑”、“往下走”、“咱们”等,这些应该删除,或者修改为书面语。

我们看一下最终的会议纪要:

与会人员指出:由于绩效考核过于细碎,难以抓住重点导致奖金区分度不大,使得销售人员工作积极性不够,进而产生了任务达标率持续走低的情况。

在线下授课的时候,有学员做这个练习,直接写了“由于绩效考核不合理”。

这就属于主观臆测或者是自作主张了。

在会议中,领导的表达仅仅是考核较为细碎,并没有“绩效考核不合理”的表述。

如果你在会议纪要中写成了“绩效考核不合理”,而会议纪要又下发给了人力资源部的总监,那他看到以后,就有可能去修改绩效考核的体系了。

这就相当于是给未参会人员,一个方向性的误导。

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